Online-Terminvergabe in der Arztpraxis: Das sollten Sie beachten

Viele Praxen kennen das Bild: Morgens ist die Leitung dauerbesetzt, der Empfang jongliert zwischen Telefon und Patient:innen vor Ort. Online-Termine können hier spürbar entlasten – vorausgesetzt, sie sind gut organisiert und datensparsam umgesetzt.

Welche Termine eignen sich?

Online buchbar sollten vor allem planbare Termine sein: Vorsorge, Impfungen, Kontrolltermine oder Erstgespräche. Akute Beschwerden und Notfälle gehören weiterhin ans Telefon – ein entsprechender Hinweis auf der Buchungsseite hilft.

Datensparsamkeit

Bereits die Information, dass jemand einen Termin in einer Arztpraxis hat, kann sensibel sein. Fragen Sie deshalb nur ab, was für die Terminvergabe wirklich nötig ist – in der Regel Name und Telefonnummer. Freitextfelder sollten einen Hinweis enthalten, keine Gesundheitsdaten einzutragen.

Auftragsverarbeitung

Setzen Sie einen externen Dienstleister für die Terminbuchung ein, verarbeitet dieser personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag. Dafür ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Achten Sie außerdem auf verschlüsselte Übertragung und klare Zugriffsrechte.

Bewertungen

Öffentliche Bewertungen sind für Heilberufe ein sensibles Thema. Prüfen Sie, ob Sie sie anzeigen möchten – in Termin.ly lassen sich Bewertungen und Bewertungsanfragen für Ihre Praxis vollständig abschalten.

Organisation im Team

• Behandler:innen als eigene Kalender anlegen
• Pufferzeiten für Akutpatient:innen blocken
• Buchungsfenster begrenzen, z. B. auf 6 Wochen
• Manuelle Bestätigung für Erstvorstellungen nutzen